為提供符合要求及質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)而建立的記錄，應(yīng)得到有效控制。本程序規(guī)定記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保留和處理所需的控制。
文件名稱: 質(zhì)量記錄控制程序 文件編號(hào): YDCOP-02-B/2010
1.0目的
為提供符合要求及質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)而建立的記錄，應(yīng)得到有效控制。本程序規(guī)定記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保留和處理所需的控制。
2.0適用范圍
適用于公司范圍內(nèi)質(zhì)量管理體系所要求的質(zhì)量記錄。
3.0定義
質(zhì)量記錄: 為證明滿足質(zhì)量要求的程度或?yàn)橘|(zhì)量體系的要素運(yùn)行的有效性提供客觀證據(jù)。
4.0職責(zé)
4.1檔案室負(fù)責(zé)編寫、更新及保存《質(zhì)量記錄匯總表》并將記錄樣品統(tǒng)一保存。處理超過保存期限的質(zhì)量記錄。
4.2 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門使用的質(zhì)量記錄，確保其完整性及資料準(zhǔn)確性。
5.0 內(nèi)容
5.1 檔案室根據(jù)公司質(zhì)量體系所需編寫,保存及發(fā)放給公司各部門一份《質(zhì)量記錄匯總表》,使能有效地管制有關(guān)的質(zhì)量記錄。此匯總表記錄質(zhì)量記錄的名稱、編號(hào)、保管部門、分發(fā)及保存期限、版本等。
5.2 所有質(zhì)量記錄均須用有效的方法去編目及存檔,例如:以產(chǎn)品類別,批號(hào)，客戶或日期等,以使能夠有效地存取、檢索。所有質(zhì)量記錄,均須有記錄名稱及編號(hào),以之識(shí)別, 檔案室保存所有質(zhì)量記錄的空白表格樣本。
5.3所有質(zhì)量記錄均須保持清晰，易于識(shí)別。清楚易讀，只須用原珠筆、鋼筆填寫，不得使用毛筆、鉛筆填寫，簽字要求全名，質(zhì)量記錄之改動(dòng)，應(yīng)由文件填寫人重新填寫并在舊記錄蓋上“作廢”印或在舊記錄上改動(dòng)，但在改動(dòng)之處旁邊簽名確認(rèn)。如沒有此項(xiàng)則劃“／”表示。
5.4所有超過保存期限的記錄,由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)處理,如合同有規(guī)定,質(zhì)量記錄按合同要求送交顧客或在指定期限內(nèi)保存。
5.5 超過當(dāng)年半年時(shí)間以前的記錄統(tǒng)一歸檔處理,裝入卡通箱中并進(jìn)行標(biāo)識(shí)《質(zhì)量記錄標(biāo)貼》�！顿|(zhì)量記錄標(biāo)貼》一份作標(biāo)識(shí),一份存檔。
5.6 所有質(zhì)量記錄應(yīng)妥善保存,不得變質(zhì),要放入專用的文件柜中存放。當(dāng)客戶要求查閱時(shí),由部門文管員負(fù)責(zé)提交。
5.7質(zhì)量記錄的具體保存期限見《質(zhì)量記錄匯總表》。記錄保存時(shí)間應(yīng)滿足API規(guī)范、船級(jí)社規(guī)范、顧客和相關(guān)法律法規(guī)要求。當(dāng)客戶或法律法規(guī)有更長(zhǎng)期限要求時(shí),應(yīng)按要求期限保存。焊接工藝評(píng)定記錄應(yīng)保存至該工藝失效或停止使用為止。
